Годишна инвентаризация и приключване: чеклист преди 31 декември

Краят на годината е моментът, в който счетоводството на всяка фирма трябва да покаже реалното състояние на бизнеса – какво притежава, какво дължи и какво му дължат. Годишният финансов отчет се изготвя след 31 декември, но качеството му се решава много по-рано: в последните седмици на годината, когато се прави инвентаризацията и се изчистват натрупаните през месеците неточности. Ако тази работа бъде отложена за януари или февруари, тя става по-скъпа, по-трудна и с повече рискове.

В тази статия ще намерите практичен чеклист за годишната инвентаризация и подготовката за приключване – какво да се провери, кой да участва, кои документи да се съберат и кои са най-честите грешки, които виждаме при малките и средните предприятия. Текстът не съдържа конкретни данъчни ставки и срокове – те зависят от правната форма и дейността на фирмата и е добре да се уточнят с вашия счетоводител.

Защо годишното приключване започва още през ноември

Много собственици възприемат приключването като нещо, което „счетоводителят прави през пролетта“. На практика повечето проблеми, които излизат при изготвянето на годишния отчет, се дължат на неща, които е можело да се проверят преди края на годината: липсващи фактури, неосчетоводени договори, стари вземания, които никой не търси, стоки, които физически ги няма, или дълготрайни активи, които отдавна не се използват.

Когато тези въпроси се решават през декември, има време за реакция – да се поиска извлечение от доставчик, да се изпрати напомняне до клиент, да се намерят липсващи документи или да се вземе решение за брак. След 31 декември част от тези действия вече не могат да променят картината за изминалата година, а други изискват допълнителни корекции и обяснения.

Затова препоръчваме годишното приключване да се планира като малък проект с ясни отговорници и срокове още през ноември. Така декември остава за самата инвентаризация, а януари – за обработката на резултатите и подготовката на отчета.

Какво представлява инвентаризацията и защо не е формалност

Инвентаризацията е проверка дали данните в счетоводството съвпадат с действителността. Комисия от служители (или външни лица) установява фактическото наличие на активите и размера на задълженията и вземанията, а резултатите се сравняват със счетоводните записвания. Разликите – липси, излишъци, неточни салда – се анализират и се отразяват в счетоводството.

Добре проведената инвентаризация има три основни ползи:

• Годишният финансов отчет показва реалните активи и пасиви, а не „исторически“ салда, натрупани с години.
• Ръководството получава информация за загуби, кражби, разхищения или слабости в контрола, които иначе остават незабелязани.
• При данъчна проверка или ревизия фирмата разполага с документирана основа за стойността на активите, стоките и задълженията си.

Затова инвентаризацията не бива да се свежда до подпис под готов протокол. Ако никой не е броил стоките в склада или не е сверил салдото с банката, документът няма реална стойност – а при проверка това лесно личи.

Подготовка: заповед, комисия и график

Първата стъпка е ръководството да определи реда и обхвата на инвентаризацията. В повечето фирми това става с писмена заповед, в която се посочват:

• кои активи и пасиви ще се проверяват и към коя дата
• състав на инвентаризационната комисия и председател
• график – кога се брои всеки склад, обект или група активи
• кой отговаря за подготовката на справките от счетоводството
• срок за представяне на протоколите и сравнителните ведомости.

Добра практика е в комисията да не участва само материално отговорното лице за съответния склад или обект. Външен поглед – друг служител или представител на счетоводството – повишава доверието в резултатите.

Преди преброяването складовите документи трябва да са обработени: всички приемания, експедиции и вътрешни трансфери до датата на инвентаризацията да са въведени. В противен случай разликите ще се дължат не на липси, а на неосчетоводени движения.

Какво се инвентаризира – по групи активи и пасиви

Обхватът зависи от дейността, но за повечето търговски и производствени фирми и фирми за услуги проверката включва следните групи:

Дълготрайни активи

Проверява се дали машините, оборудването, компютрите, автомобилите и обзавеждането физически съществуват, къде се намират и в какво състояние са. Често се откриват активи, които отдавна са бракувани или продадени, но все още стоят в счетоводството, както и техника, която се използва, но никога не е заведена като актив.

Стоки, материали и продукция

Това обикновено е най-трудоемката част. Стоките се броят физически по артикули и се сравняват със складовите наличности. Обърнете внимание на стоки с изтекъл срок, повредени или бавно оборотни артикули – за тях може да се наложи обезценка или брак.

Парични средства

Касата се преброява в присъствието на комисията, а салдата по банковите сметки се сверяват с банковите извлечения към датата на инвентаризацията. Разлики между касовата книга и наличността трябва да се изяснят веднага.

Вземания и задължения

Салдата с клиенти и доставчици се потвърждават – чрез изпращане на писма за потвърждение или извлечения от сметките. Особено внимание заслужават стари вземания, по които няма движение, авансово платени суми без получена доставка и задължения към доставчици, които отдавна не са търсили плащане.

Разчети с персонала, бюджета и собствениците

Проверяват се салдата по заплати и осигуровки, задълженията към НАП и общината, отпуснатите заеми на и от собствениците, подотчетните лица и неизплатените дивиденти. Тук често се натрупват грешки, които се откриват едва при ревизия.

Счетоводните принципи зад годишното приключване

Защо всичко това е толкова важно? Годишните финансови отчети в Европейския съюз се изготвят по общи принципи, заложени в Директива 2013/34/ЕС за годишните финансови отчети. Сред тях са принципът на предпазливостта, според който се признават всички пасиви, възникнали през годината, и всички отрицателни корекции на стойността на активите, както и принципът на начисляването, при който приходите и разходите се отчитат в периода, за който се отнасят, а не когато са платени.

Директивата изисква и началният баланс за всяка година да съответства на крайния баланс за предходната, а позициите на активите и пасивите да се оценяват поотделно. На практика това означава, че една „забравена“ липса, необезценено вземане или неосчетоводено задължение не изчезва с новата година – то се пренася и рано или късно трябва да бъде коригирано. Инвентаризацията е инструментът, с който тези принципи се прилагат на практика.

Чеклист за последните седмици на годината

Използвайте следния списък като отправна точка и го адаптирайте към дейността си:

1. Издайте заповед за инвентаризация с комисия, обхват и график.
2. Поискайте от доставчиците всички фактури за доставки и услуги, получени до края на годината.
3. Издайте фактурите за всички извършени до края на годината продажби и услуги.
4. Обработете складовите документи – приемания, продажби, брак, вътрешни трансфери.
5. Пребройте касата и сверете банковите сметки с извлеченията.
6. Изпратете потвърждения на салда до ключовите клиенти и доставчици.
7. Прегледайте старите вземания и решете кои са съмнителни или несъбираеми.
8. Проверете дълготрайните активи – наличност, състояние, активи за брак.
9. Съберете договорите за наем, лизинг, кредити и заеми и сверете остатъците.
10. Проверете разчетите със служителите – заплати, неизползвани отпуски, аванси.
11. Подгответе информация за предстоящи разходи, които се отнасят за текущата година (например одит, комунални услуги, бонуси).
12. Предайте протоколите и сравнителните ведомости на счетоводството в срока по заповедта.

Ако работите с абонаментно счетоводно обслужване, голяма част от тези стъпки се координират от счетоводителя, но физическото преброяване и решенията за брак и обезценка остават отговорност на ръководството.

Важни срокове след приключването

Инвентаризацията и корекциите от края на годината са основата на годишните отчети и декларации. При календарна финансова година основните срокове през следващата година са:

• до 30 април – годишна данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ, включително за едноличните търговци;
• до 30 юни – годишна данъчна декларация по чл. 92 от ЗКПО и плащане на годишния корпоративен данък;
• до 30 юни – публикуване на годишния финансов отчет в Търговския регистър (чл. 38 от Закона за счетоводството).

Колкото по-рано е направена инвентаризацията, толкова повече време остава за изготвянето на отчета и декларациите. Ако искате да поемем тази част, вижте услугата ни за изготвяне и публикуване на ГФО.

Чести грешки при инвентаризацията

През годините виждаме едни и същи пропуски в различни фирми, независимо от бранша:

• Инвентаризация „на хартия“ – протоколите се попълват по данни от счетоводството, без реално броене.
• Броене без спиране на движенията – стоки се продават или приемат по време на преброяването и резултатите стават неточни.
• Неотразени резултати – липсите и излишъците се установяват, но не се осчетоводяват или се отлагат за следващата година.
• Пропуснати пасиви – задължения по договори, за които още няма фактура, остават извън отчета.
• Стари вземания без анализ – салда от години назад се водят като редовни, въпреки че реалното им събиране е малко вероятно.
• Липса на документи – няма заповед, подписи на комисията или обяснения на материално отговорните лица, което затруднява защитата при проверка.

Повечето от тези грешки не изискват скъпи решения – достатъчни са план, дисциплина и ясно разпределение на отговорностите.

Примерна ситуация

Малка търговска фирма с магазин и склад прави инвентаризация за първи път от няколко години. При преброяването се оказва, че част от стоките в склада са с изтекъл срок, а други артикули фигурират в счетоводството, но физически липсват. Едновременно с това се установява, че два стари клиента имат неплатени задължения отпреди години, а един доставчик е изпратил фактури, които не са били осчетоводени.

Ако тези факти се открият през декември, ръководството може навреме да вземе решение за брак, да поиска обяснения от отговорните лица, да изпрати покани за плащане и да изиска от доставчика извлечение. Счетоводителят отразява резултатите правилно, а годишният отчет показва реалната картина. Ако същото се открие едва по време на данъчна ревизия, фирмата ще трябва да обяснява разлики, за които вече е трудно да се съберат доказателства.

Често задавани въпроси

Задължително ли е да се прави инвентаризация всяка година?

Инвентаризацията е част от изготвянето на годишния финансов отчет и е добре да се прави за всеки отчетен период. Конкретният ред, обхват и документиране зависят от вида на предприятието и приложимите счетоводни стандарти – уточнете ги със счетоводителя си.

Може ли инвентаризацията да се направи през януари?

Възможно е част от проверките да се извършат в началото на следващата година, но тогава трябва да се отчетат всички движения между края на годината и датата на преброяването. Затова е по-лесно и по-надеждно броенето да се направи възможно най-близо до 31 декември.

Кой носи отговорност за резултатите?

Ръководството на фирмата определя реда на инвентаризацията и взима решенията за брак, обезценка и отписване. Материално отговорните лица отговарят за поверените им активи, а счетоводителят – за правилното отразяване на резултатите.

Какво да правим с несъбираеми вземания?

Първо се прави анализ – има ли изпратени покани, споразумения, съдебни действия, какъв е статусът на длъжника. Според резултата вземането може да се обезцени или отпише, като данъчното третиране се преценява отделно. Това е тема, по която е добре да се консултирате индивидуално.

Как можем да помогнем

Като ваш счетоводен партньор можем да организираме годишното приключване от началото до края – от плана за инвентаризация до изготвянето и публикуването на ГФО. Ако търсите постоянен партньор, вижте абонаментните ни пакети и цени. По темата прочетете още Как да подготвим фирмата си за ревизия от НАП и Корпоративен данък: размер и деклариране.

Ако искате да обсъдите годишното приключване на вашата фирма, свържете се с нас на телефон 087 757 0000 или през страницата за контакти.

Източници

• Директива 2013/34/ЕС относно годишните финансови отчети – консолидиран текст, член 6 (EUR-Lex) – проверено към 29.10.2026 г.
• Закон за счетоводството, ЗКПО и ЗДДФЛ (lex.bg) – сроковете са проверени от Balance.bg към 29.10.2026 г. Конкретните изисквания към инвентаризацията зависят от вида на предприятието и приложимите счетоводни стандарти.

Статията е с информационна цел и не замества индивидуална консултация.