Смяна на счетоводител: как да прехвърлите счетоводството без рискове

Смяната на счетоводител рядко е приятна задача. Обикновено до нея се стига, когато нещо вече не работи: отговорите идват бавно, справките се забавят, възникват въпроси към НАП, на които никой не може да отговори ясно, или бизнесът е пораснал и има нужда от по-широко обслужване. Самото решение е лесната част. Трудната е прехвърлянето – документи, достъпи, програми, заплати, текущи срокове – така, че нищо да не „падне между столовете“.

В тази статия ще ви покажем как да планирате смяната, какво да поискате от стария счетоводител, как да уредите достъпа до електронните услуги на НАП и какви грешки виждаме най-често. В края има практичен чеклист, който можете да ползвате като протокол за предаване.

Кога е подходящ моментът за смяна на счетоводител

Най-чистият момент е началото на нова финансова година. Тогава старият счетоводител приключва годината, изготвя годишния финансов отчет и годишните декларации, а новият започва „на чисто“ от първия месец. Затова много фирми решават въпроса през ноември и декември – има време за преговори, за прехвърляне на документите и за проверка на салдата преди 1 януари.

Смяна по средата на годината също е възможна, но изисква повече внимание. Новият счетоводител поема натрупаните обороти, начислените, но неплатени задължения, незавършени корекции и започнати процедури. В такъв случай е особено важно да има подписан протокол с точно описание кой месец кой е обработил и кой отговаря за подадените декларации.

Има и ситуации, в които не бива да се чака: ако откриете неподадени декларации, неосчетоводени документи за няколко месеца, неизпратени уведомления за трудови договори или писма от НАП без отговор. Тогава всеки месец забавяне увеличава риска от лихви и санкции и смяната трябва да стане възможно най-бързо, дори по средата на периода.

Какво да проверите в договора със стария счетоводител

Преди да съобщите решението си, прочетете договора за счетоводно обслужване. В него обикновено са уредени срокът за предизвестие, кой месец е последният, за който старият счетоводител отговаря, дали той ще изготви годишното приключване и при какви условия ще върне документите и електронните данни.

• Предизвестие – колко време преди прекратяването трябва да уведомите и в каква форма (писмено, по имейл).
• Последен отчетен период – до кой месец включително старият счетоводител подава декларациите.
• Годишно приключване – включено ли е в цената, ако прекратите в края на годината, или се плаща отделно.
• Връщане на документите – срок и форма (оригинали, сканирани копия, архив от програмата).
• Неуредени плащания – добре е сметката да е изчистена, за да няма спор при предаването.

Ако в договора няма такива клаузи, уговорете ги писмено сега. Кратко писмо с дата на прекратяване, последен месец и списък с исканите документи спестява много недоразумения.

Какви документи и данни да поискате

Целта е новият счетоводител да може да продължи работата, без да реконструира историята на фирмата. Минималният пакет, който препоръчваме да поискате, е:

• учредителни документи, актуално състояние, договори за управление и решения на собствениците;
• годишните финансови отчети и годишните данъчни декларации за последните години, заедно с потвърждения за подаването им;
• оборотна ведомост и главна книга към датата на предаване, както и аналитични справки за клиенти, доставчици, каса и банки;
• дневниците за покупки и продажби и справките-декларации по ДДС, ако фирмата е регистрирана;
• регистъра на дълготрайните активи с амортизационните планове (счетоводни и данъчни);
• описа на материалните запаси и протоколите от последната инвентаризация;
• трудовите договори, допълнителните споразумения, ведомостите за заплати и данните за отпуските и болничните;
• кореспонденцията с НАП, НОИ и други институции, включително незакрити проверки, ревизии или искания за документи;
• архив (backup) на счетоводната програма или експорт на данните във формат, който новият счетоводител може да зареди.

Документите, които фирмата е длъжна да пази, са собственост на фирмата, а не на счетоводителя. Законът за счетоводството определя дълги срокове за съхранение на счетоводната информация, затова се уверете, че архивът е при вас или на място, до което имате достъп, а не само в офиса на бившия ви счетоводител.

Достъп до електронните услуги на НАП

Повечето счетоводители подават декларациите на клиентите си с квалифициран електронен подпис (КЕП) като упълномощени лица. При смяна трябва да се направят две неща: да се прекрати достъпът на стария счетоводител и да се даде достъп на новия.

Според разясненията на НАП, ако представляващият фирмата има КЕП, упълномощаването може да стане изцяло онлайн – чрез „Известие за достъп на упълномощено лице“ в е-портала на НАП, в което се посочват услугите, обемът на достъпа и срокът. Упълномощеното лице получава известие и приема или отказва. Ако представляващият няма КЕП, упълномощеното лице подава заявление онлайн, а след това в офис на НАП се представя пълномощно.

За прекратяване на пълномощие НАП има отделен формуляр – „Уведомление за отказ от пълномощие за ползване на електронните административни услуги, предоставяни от НАП с КЕП на упълномощено лице“ (Приложение Д). Препоръчваме да не оттегляте достъпа на стария счетоводител, преди той да е подал всички декларации за периода, за който отговаря – иначе рискувате пропуснат срок.

Не забравяйте и другите достъпи: онлайн банкиране (ако счетоводителят има права за справки или плащания), платформите за електронни фактури, онлайн магазина или платежните системи, от които идват справки за продажбите. Сменете паролите, където старият счетоводител е имал вход.

Заплати, трудови договори и осигуровки

Ако имате служители, ТРЗ е частта с най-малко търпение за грешки. Заплатите се изчисляват всеки месец, осигуровките се декларират и плащат по график, а уведомленията за нови и прекратени трудови договори имат кратки срокове. При смяна на счетоводителя е важно да се знае точно кой изчислява заплатите за преходния месец.

• Поискайте ведомостите и личните картони за текущата година, за да може новият счетоводител да продължи изчисленията (отпуски, болнични, бонуси).
• Проверете дали всички трудови договори и споразумения са подадени към НАП и дали има неподадени корекции.
• Уточнете кой подава данните за осигуровките за последния месец и кой – за първия месец при новия счетоводител.
• Ако има служители в отпуск по майчинство, дългосрочни болнични или командировани в чужбина, предайте документите по тях отделно.

Счетоводната програма и електронните данни

Ако старият счетоводител работи в собствена програма, най-ценното при предаването е архивът на базата данни или експорт на данните. С него новият счетоводител може да провери салдата, да види историята на всеки клиент и доставчик и да подготви нужните справки при проверка, включително бъдещия SAF-T файл.

Когато прехвърляне на базата не е възможно (различни програми или лицензи), се въвеждат начални салда към датата на смяната. Тогава е задължително салдата да се сверят с банковите извлечения, касата, задълженията към НАП и разчетите с контрагентите. Разлики, открити рано, се коригират лесно; открити след година – трудно и скъпо.

Чеклист: смяна на счетоводител стъпка по стъпка

1. Прочетете договора със стария счетоводител и определете последния месец, за който той отговаря.
2. Изберете новия счетоводител и подпишете договор с ясен обхват на услугите и дата на започване.
3. Изпратете писмено уведомление за прекратяване със списък на исканите документи и данни.
4. Получете документите и архива на програмата с подписан приемо-предавателен протокол.
5. Нека новият счетоводител провери салдата: банки, каса, клиенти, доставчици, задължения към НАП.
6. Упълномощете новия счетоводител в е-портала на НАП и проверете, че достъпът работи.
7. След като старият счетоводител подаде последните декларации, оттеглете неговото пълномощие.
8. Сменете паролите и достъпите до банки, платформи и облачни услуги.
9. Уговорете с новия счетоводител как ще получава документите всеки месец и до коя дата.
10. Запишете в календара първите срокове при новия счетоводител и проверете, че са спазени.

Чести грешки при смяна на счетоводител

• Оттегляне на достъпа твърде рано. Старият счетоводител не може да подаде последната декларация и срокът изтича.
• Няма протокол. След месеци никой не помни какво е предадено и кой отговаря за даден период.
• Само хартиени папки. Без архив на програмата новият счетоводител не вижда аналитичните сметки и историята.
• Непроверени начални салда. Грешките от миналото се пренасят в новата година и излизат при проверка.
• Забравени писма от НАП. Започнала проверка или искане за документи остава без отговор в преходния период.
• Неясно кой изчислява заплатите за месеца на смяната – служителите получават заплатата късно или с грешка.

Примерна ситуация

Малка търговска фирма с трима служители решава в края на годината да смени счетоводителя си, защото справките за ДДС често се подават в последния момент. Собственикът уведомява стария счетоводител писмено, че договорът се прекратява след приключването на годината, и иска архив на програмата, ведомостите и кореспонденцията с НАП. Новият счетоводител получава документите с протокол, сверява салдата и открива неосчетоводена банкова такса и стар аванс от клиент, който никога не е бил приключен. Двете разлики се уточняват със стария счетоводител, преди да е приключена годината. От януари новият счетоводител е упълномощен в е-портала на НАП, а след подаването на последните декларации за старата година пълномощието на предишния се оттегля. Преходът минава без пропуснат срок.

Ситуацията е обобщена и не описва конкретен клиент, но показва най-важното: смяната се планира, документира и проверява, а не се прави за един ден.

Често задавани въпроси

Може ли старият счетоводител да откаже да върне документите?

Документите на фирмата са нейни и трябва да бъдат върнати. Ако има спор за неплатено възнаграждение, той се решава отделно и не бива да блокира текущата работа на фирмата. Ако възникне такъв проблем, е добре да потърсите правен съвет.

Колко време отнема прехвърлянето?

При подредена документация и архив на програмата основната работа отнема от няколко дни до няколко седмици. Повече време е нужно, когато има неосчетоводени периоди, липсващи документи или незавършени проверки.

Трябва ли да уведомя НАП, че сменям счетоводителя?

Основното, което трябва да уредите пред НАП, е достъпът до електронните услуги: новият счетоводител се упълномощава, а пълномощието на стария се оттегля, както е описано по-горе. Ако имате съмнения за конкретния си случай, попитайте новия счетоводител още при подписването на договора.

Може ли смяната да стане по средата на месеца?

Може, но е по-лесно счетоводителите да се разделят по цели месеци. Така е ясно кой обработва документите и кой подава декларациите за всеки период.

Как можем да помогнем

Balance.bg поема счетоводството на фирми от различни браншове в София и Бургас – от приемането на документите от предишния счетоводител и проверката на салдата до текущото обслужване, ТРЗ и годишното приключване. Вижте абонаментните ни пакети (от 150 € месечно) и счетоводното обслужване по браншове. Ако подреждате и документацията си, полезни ще са ви и статиите как да изберете абонаментен счетоводен пакет за малък бизнес и как да управлявате финансовата си документация дигитално.

Свържете се с нас на 087 757 0000 или през страницата за контакти – ще ви кажем какво точно да поискате от сегашния си счетоводител.

Източници

• НАП – Въпроси и отговори за е-услугите с КЕП (упълномощаване в е-портала). Проверено към 05.11.2026.
• НАП – Уведомление за отказ от пълномощие (Приложение Д). Проверено към 05.11.2026.

Статията е с информационна цел и не замества индивидуална консултация.